Basis-, Plus- und Premiumpakete
Seit 2008 bis heute wurden mehrere tausend Businessveranstaltungen – von kleinen Schulungen bis hin zu großen Kongressen – mit eventclou geplant, organisiert und durchgeführt.
Die webbasierte Software nimmt Ihnen fast alle Routinearbeiten ab, vorher definierte Abläufe werden automatisch generiert.
Bereits das Basispaket stellt sehr viele Features und Funktionen für eine praxisorientierte Veranstaltungsplanung, -organisation und -durchführung bereit. Auch die weiteren Softwarepakete und Zusatzmodule (->Zusatzmodule) resultieren aus den langjährigen Erfahrungen unserer Kunden und deren spezifischen Anforderungen in der Veranstaltungspraxis.
Basispaket: Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement
Das Basispaket bietet Ihnen bereits die Möglichkeit, unkompliziert und schnell einzelne Veranstaltungen anzulegen und zu verwalten. Dazu gehören vor allem die veranstaltungsspezifische Werbeseite (Landingpage im Frontend) inklusive Bildern, Videos, Weblinks und Dokumenten-Downloads. Auch die eigentlichen Anmeldeformulare (Webformular im Frontend) werden automatisch generiert.Es beinhaltet zudem eine umfangreiche Teilnehmerverwaltung, die alle Bereiche einer modernen Veranstaltungsorganisation und besonders die Teilnehmerkommunikation stark rationalisieren.
Veranstaltungsmanagement
Aus den Erfahrungen der vielen großen und kleinen Präsenzveranstaltungen, sowie seit 2020 auch die coronabedingten Online-Veranstaltungen, wurde das eventclou-Backend stetig weiterentwickelt. Auch die Anregungen unserer Kunden waren Ansporn, die Veranstaltungsorganisation und -durchführung immer an den praktischen Erfordernissen auszurichten.
Als praktisches Beispiel sei hier nur kurz die Gruppenanmeldung aufgezeigt, wo wir anfangs noch eine primäre Hauptperson der Gruppe („Elternteil“) und die Zusatzanmeldungen der weiteren Kollegen („Kinder“) verwaltet haben. Nach und nach wurde es immer klarer, dass diese Vorgehensweise nicht optimal ist, z.B: wenn die „Elternteil“ storniert, bricht die ganze Kaskade zusammen. Heute werden deshalb bei den Gruppenanmeldungen alle Teilnehmer gleich(-berechtigt) im Backend verwaltet und die gewünschte Flexibilität bei den Gruppenanmeldungen bleibt erhalten.
Wir unterscheiden grundsätzlich „offene“ und „geschlossene“ Veranstaltungen. Dabei können schon vor der Veröffentlichung der veranstaltungsspezifischen Frontendseiten die jeweiligen Einladungs-Workflows individuell festgelegt werden. Beispiele für „geschlossene“ Veranstaltungen sind Mitgliederversammlungen eines Verbandes oder eine firmeninterne Mitarbeiterveranstaltungen.
Teilnehmermanagement
Anmeldeformulare „können viele…“: Der besondere Clou unserer Software ist das umfangreiche Teilnehmermanagement im Software-Backend NACH der Anmeldung!
Die registrierten Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen können im Software-Backend komfortabel verwaltet werden. Dabei stehen besonders die praktischen Anforderungen auf Seite des Orgateams im Mittelpunkt. eventclou sorgt für ein möglichst transparentes und ökonomisches Veranstaltungsmanagement. Dabei wurden vor allem die interaktiven Bereiche mit den Teilnehmern erheblich rationalisiert und vereinfacht.
Die personifizierte Kommunikation mit den (potentiellen) Teilnehmern spielt eine große Rolle. Alle Anreden in E-Mails und PDFs sind personifiziert und genderneutral. Gleichzeitig werden über auswählbare Platzhalter automatisch die Daten aus den „Grunddaten“ in den Mails und PDFs platziert, z.B. Veranstaltungstitel, -ort, -datum und vieles mehr. Registrierungsbestätigungen, Rechnungen, Zertifikate usw. werden automatisch generiert und mit den entsprechenden E-Mailtemplates als PDF-Mailanhänge versendet.
Pluspaket: Zusatzangebote zum Hauptevent & Referentenmanagement
Zusatzangebote zum Hauptevent
Bei vielen Veranstaltungen gehören zusätzliche Angebote als Rahmenprogramm zur eigentlichen Hauptveranstaltung für das Publikum bzw. die Teilnehmer einfach dazu. Mit eventclou können beliebige Zusatzangebote angelegt und verwaltet werden, z.B. Workshops, Foren, Essensangebote, Abendveranstaltungen, Hotels und vieles mehr.
Die Zusatzangebote können sogar individuell limitiert werden, z.B. für einzelne Workshops die maximale Teilnehmeranzahl. Kostenpflichtige Zusatzangebote können unterschiedlich bepreist werden und werden als einzelne Positionen in den Gesamtrechnungen ausgewiesen. Bei Rechnungen für Gruppenanmeldungen sind die einzelnen Positionen den jeweiligen Teilnehmern zugeordnet und dementsprechend einzeln ausgewiesen.
Die Anzahl der jeweiligen Anmeldungen aller verfügbaren Zusatzangebote haben Sie als Veranstalter jederzeit im Blick. Sie können sogar je nach Resonanz auch nach Beginn der Anmeldefrist kurzfristig die verfügbaren Teilnehmerkontingente neu anpassen oder weitere Zusatzangebote anbieten.
Wir unterscheiden Zusatzangebote nach den Auswahlkriterien auf den Formularseiten:
- Es gibt zum einen die Einfachauswahl aus einem Angebotskontingent mittels sogenannter Radiobuttons, z.B. „Wählen Sie aus den nachfolgenden Angeboten eines aus“
- Zum anderen ist eine Mehrfachauswahl innerhalb einer Angebotsgruppe über Auswahlbuttons (-kästchen) möglich. Es gibt dabei die Möglichkeit, auch besondere Auswahlkriterien im Vorfeld festzulegen (überwacht), z.B. „Wählen Sie aus den nachfolgenden fünf Workshops zwei aus“
- Bei einer zuvor festgelegten maximalen Teilnehmerzahl (Kontingentierung) wird das jeweilige Zusatzangebot (mit entsprechenden Hinweistexten) von weiteren Buchungen ausgeschlossen
Referentenmanagement
Neben Ihnen als Organisator und den potentiellen Teilnehmern spielen vor allem auch die Referenten eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Veranstaltung. Im Pluspaket ist deshalb ebenfalls ein umfangreiches und praxiserprobtes Referentenmanagement-Modul enthalten.
Die Referenten werden auf einer Metaebene verwaltet und anschließend den jeweiligen Veranstaltungen zugewiesen. Im Referenten-Backend stehen diesen jeweils eigene Webseiten bzw. -formulare zur Verfügung. Daten, Vortragsinhalte und Bemerkungen können eintragen und Dokumente hochladen werden. Auch ein Kontaktformular direkt zum Organisationsteam steht bereit.
Ein weiterer Clou: Sie können den Kommunikationsbereich und die Formularinhalte für die Referenten über Ihre Webformulare individuell gestalten. Für einen Werbeflyer kann es z.B. nötig sein, einen Aufmachertext (Teaser) des geplanten Vortrags auf 200 Zeichen zu begrenzen. Auch dies können Sie ganz einfach konfigurieren und den Referenten zum Ausfüllen bereitstellen.
Premiumpaket: Online-Kundencenter „Meine Veranstaltungen“
Hauptbestandteil des Premiumpaketes ist das Online-Kundencenter. Es ermöglicht den potentiellen und regelmäßigen Teilnehmern (Kunden) die Nutzung erweiterter Komfortfunktionen in einem „eigenen“ Software-Backend. Sie als Veranstalter können die Kundenbindung vertiefen und durch mögliche Vorteilspakete auch neue Anreize für die Registrierung schaffen.
Die Registrierung kann sowohl (abstrakt) über einen allgemeinen Registrierungsprozess erfolgen, als auch während der Anmeldung zu einer Veranstaltung. Auch eine Gruppenregistrierung ist jederzeit möglich. Die einmalige Registrierung (mit Double-Opt-In) vorausgesetzt, können alle Frontend-Funktionen im „eigenen eventclou-Bereich“ genutzt werden.
Die Einwahl ins Online-Kundencenter erfolgt über Benutzername und Kennwort. Ähnlich wie bei bekannten Webshops gibt es hier viele Möglichkeiten die persönlichen Präferenzen über das „eigene“ Online-Kundencenter zu verwalten.
Die Vorteile für die Teilnehmer im Online-Kundencenter auf einen Blick:
- Eigener Bereich „meine Veranstaltungen“, ähnlich wie bei bekannten Webshops
- Erleichterter Anmelde-Workflow zu Veranstaltungen, da die Daten ja bekannt sind
- Nur abweichende persönliche Präferenzen bei einer Anmeldung auswählen
- Veranstaltungen können auf eine Merk- bzw. Wunschliste gesetzt werden
- Besuchte Veranstaltungen bleiben in Archivliste erhalten
- Download-Area für relevante Veranstaltungsdokumente
- Rechnungsadresse auch abweichend zur Firmenadresse weiterhin möglich
- Firmendaten allgemein hinterlegt, gilt auch für (Firmen-) Gruppenverwaltung
- Personendaten für eine oder mehrere Personen (Gruppenverwaltung)
- Persönliche Daten können jederzeit geändert werden
